Kanban - Límites Wip

Los límites WIP (Work In Progress) en Kanban son restricciones en la cantidad de trabajo que puede estar en proceso simultáneamente en cada etapa del flujo de trabajo. Estos límites ayudan a los equipos a mantener un equilibrio entre la capacidad de trabajo y la demanda, mejorando el flujo, reduciendo el tiempo de espera y optimizando la eficiencia. La filosofía de Kanban se centra en mejorar el flujo de trabajo mediante el control del WIP, lo cual permite una mayor calidad en los resultados y una menor sobrecarga para los equipos.

¿Qué son los Límites WIP en Kanban?

En un tablero Kanban, cada columna representa una fase del proceso (como "Por Hacer", "En Proceso", "Revisión", "Completado", etc.), y el límite WIP establece un máximo de tareas que pueden estar en cada columna en un momento dado. La idea es impedir que los equipos se sobrecarguen y se generen cuellos de botella, permitiendo que las tareas fluyan de manera continua y sin interrupciones.

Al limitar la cantidad de trabajo en cada fase, el equipo debe terminar tareas antes de empezar nuevas, promoviendo un flujo de trabajo constante y evitando la acumulación de tareas sin finalizar.

Métodos para Establecer Límites WIP

1. Por Número de Tareas:

   • Este es el método más común para establecer límites WIP y consiste en definir un número máximo de tareas en cada columna del tablero Kanban.

   • Ejemplo: En un equipo de desarrollo, la columna "En Proceso" podría tener un límite WIP de 5, lo que significa que no puede haber más de cinco tareas en esa fase. Si se alcanza este límite, el equipo debe terminar una tarea antes de iniciar otra nueva.

2. Por Duración Estimada:

   • Este método establece el límite WIP en función de la duración estimada de cada tarea en una columna. Por ejemplo, la duración total estimada de todas las tareas en una columna no debe superar un número específico de horas o días.

   • Ejemplo: En una columna de "Revisión", el equipo puede fijar un límite de 20 horas acumuladas, lo cual significa que el tiempo de todas las tareas en esa fase no debe superar esa cantidad. Si el límite de tiempo se alcanza, el equipo deberá completar alguna tarea antes de iniciar una nueva.

3. Por Puntos de Sprint (o Puntos de Historia):

   • Este método utiliza puntos de historia (una medida de esfuerzo en metodologías ágiles) para fijar el límite WIP. Aquí, la suma de los puntos asignados a las tareas en una columna no debe exceder un valor específico.

   • Ejemplo: Si el equipo tiene un límite WIP de 10 puntos en "Desarrollo", el valor total de puntos de historia de todas las tareas en esa columna no puede superar ese número. De esta forma, si hay tareas en curso que ya suman 10 puntos, el equipo no puede iniciar nuevas tareas hasta que liberen algunos puntos completando tareas.

Beneficios de Implementar Límites WIP en Kanban

Establecer límites WIP tiene varios beneficios significativos para el equipo y el flujo de trabajo general:

1. Reducción de la Sobrecarga y el Estrés del Equipo:

   • Los límites WIP protegen al equipo de asumir más trabajo del que pueden manejar, lo que reduce la carga cognitiva y el estrés. Trabajar en menos tareas a la vez permite a los miembros del equipo concentrarse mejor, ser más productivos y entregar un trabajo de mayor calidad.

2. Mejora del Flujo de Trabajo y Reducción de Cuellos de Botella:

   • Al limitar el número de tareas en cada fase, los límites WIP permiten identificar y resolver cuellos de botella en el flujo de trabajo de manera más rápida y efectiva. Si una columna alcanza su límite WIP, el equipo debe investigar la causa y buscar soluciones antes de añadir más trabajo.

   • Esto también ayuda a evitar acumulaciones de tareas en fases como "Revisión" o "Pruebas", que suelen ser cuellos de botella comunes en los proyectos.

3. Incremento en la Calidad del Trabajo:

   • Los límites WIP fomentan que el equipo termine las tareas antes de iniciar nuevas, lo que mejora la calidad del trabajo entregado. Al centrarse en una tarea a la vez, es menos probable que los miembros del equipo cometan errores por estar multitasking, y pueden dedicar más tiempo a revisar y perfeccionar su trabajo.

4. Mayor Visibilidad y Transparencia:

   • Los límites WIP ayudan a que el equipo y los stakeholders tengan una visión clara del estado actual del trabajo y de cualquier problema que esté afectando el flujo. Cuando se visualiza que una columna está alcanzando su límite, todos los involucrados pueden tomar decisiones rápidas para resolver la situación o ajustar prioridades.

   • Esto también permite a los equipos y gerentes tomar decisiones informadas sobre la asignación de recursos y la planificación futura.

5. Reducción del Tiempo de Ciclo (Lead Time):

   • Al evitar la sobrecarga de trabajo y mantener un flujo de tareas equilibrado, los límites WIP contribuyen a reducir el tiempo que tarda una tarea en completar el ciclo desde su inicio hasta su finalización.

   • Esto beneficia a los clientes y al equipo, ya que garantiza entregas más rápidas y consistentes, alineadas con los objetivos del proyecto y las expectativas de los stakeholders.

6. Promoción de la Mejora Continua (Kaizen):

   • La implementación de límites WIP facilita la cultura de mejora continua en el equipo, ya que fomenta la reflexión y el ajuste del proceso cuando se identifican obstáculos en el flujo de trabajo. Al optimizar el sistema constantemente, el equipo puede mejorar la eficiencia y la calidad a lo largo del tiempo.

Ejemplo de Implementación de Límites WIP en un Tablero Kanban

Imaginemos un equipo de desarrollo de software que utiliza un tablero Kanban con las siguientes columnas: "Por Hacer", "En Desarrollo", "Revisión" y "Completado". El equipo establece los límites WIP de la siguiente manera:

• Por Hacer: Sin límite. Esta columna acumula todas las tareas pendientes que esperan ser tomadas.

• En Desarrollo: Límite WIP de 5 tareas. Esto significa que solo se pueden desarrollar cinco tareas al mismo tiempo.

• Revisión: Límite WIP de 2 tareas y un máximo de 10 horas acumuladas. Este límite garantiza que la columna de revisión no se convierta en un cuello de botella y que el equipo enfoque sus esfuerzos en revisar las tareas más importantes antes de agregar más.

• Completado: Sin límite, ya que todas las tareas que llegan aquí están finalizadas.

Al observar los límites WIP en acción, el equipo nota que la columna de "Revisión" alcanza su límite de 2 tareas de manera constante, lo que indica un cuello de botella. Al investigar, descubren que el tiempo promedio de revisión es más alto de lo esperado debido a revisiones manuales complejas. Para solucionar esto, el equipo podría:

• Ajustar el Límite WIP en Revisión: Aumentar el límite si se trata de una fase crítica que requiere mayor capacidad.

• Asignar Recursos Adicionales: Si el equipo cuenta con la flexibilidad, podrían dedicar más personas o tiempo a esta fase específica.

• Optimizar el Proceso: Automatizar ciertas tareas de revisión o ajustar el flujo para reducir la carga de trabajo en esta columna.

Conclusión

Los límites WIP son una herramienta fundamental en Kanban que permite a los equipos optimizar el flujo de trabajo, evitar la sobrecarga y mejorar la calidad de las entregas. Al implementar límites de manera estratégica y ajustarlos según la demanda, los equipos pueden adaptarse a las necesidades cambiantes del proyecto, promoviendo una cultura de mejora continua. Estos límites no solo facilitan un flujo de trabajo más estable y eficiente, sino que también ayudan a crear un entorno de trabajo más saludable y sostenible para los miembros del equipo.