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¿Qué es la Matriz de Eisenhower?
La Matriz de Eisenhower es una herramienta sencilla pero poderosa para gestionar tareas y tomar decisiones de manera eficiente. Fue popularizada por Dwight D. Eisenhower, 34º presidente de los Estados Unidos, quien la utilizó para gestionar su tiempo y sus responsabilidades de manera efectiva.
La matriz se basa en la clasificación de tareas según dos criterios fundamentales: urgencia e importancia. Esto permite que las personas puedan priorizar qué hacer primero y qué delegar o descartar.
Bien es cierto que hoy en día la Matriz de Eisenhower ya está un poco desfasada, sobre todo teniendo en cuenta el entorno de alta volatilidad en el que nos movemos, es decir, lo que hace 10 minutos era extremadamente urgente, ya no lo es, y lo que no era urgente ahora si lo es.
En pleno Siglo XXI en la era de la Inteligencia artificial, y el mundo hiperconectado que nos rodea, las prioridades cambian muy rápidamente.
La Matriz de Eisenhower todo y que quizá hoy en día no es la mejor manera de organizarse, probablemente en momentos de "caos" nos pueda permitir realizar una "priorización" a modo de hoja de ruta del día.
Es decir, no recomiendo establecer la Matriz de Eisenhower como metodología pero si como "complemento" a momentos puntuales de caos con el fin de que nos ayude a priorizar algunas tareas.
¿En qué consiste y cómo funciona?
¿En qué consiste y cómo funciona?
La Matriz de Eisenhower divide las tareas en cuatro cuadrantes según su nivel de urgencia e importancia:
Cuadrante I: Urgente e Importante
Aquí se colocan las tareas críticas que requieren atención inmediata. Son tareas que tienen un impacto significativo y un tiempo límite cercano, como resolver una crisis, cumplir con una entrega urgente o una cita médica de emergencia.
Ejemplo: Una avería grave en el sistema de tu empresa que debe ser reparada hoy mismo para evitar pérdidas.Cuadrante II: No Urgente pero Importante
Estas son las tareas que no tienen un plazo límite inmediato pero son cruciales para lograr tus objetivos a largo plazo y evitar problemas en el futuro. Aquí se recomienda dedicar tiempo para planificarlas y ejecutarlas con anticipación, ya que ayudan al crecimiento y a la mejora continua.
Ejemplo: Planificar una estrategia de crecimiento para tu negocio, formarte en una nueva habilidad o hacer ejercicio.Cuadrante III: Urgente pero No Importante
Son tareas que parecen urgentes, pero que en realidad no son tan importantes para ti. A menudo, se relacionan con interrupciones o tareas que pueden ser delegadas. Aquí es donde muchas personas pierden tiempo, atendiendo cuestiones que parecen críticas, pero que no aportan mucho valor.
Ejemplo: Responder correos electrónicos que no requieren tu atención directa o atender llamadas inesperadas que pueden ser gestionadas por otra persona.Cuadrante IV: Ni Urgente ni Importante
Estas son las actividades que realmente no aportan nada y que suponen una pérdida de tiempo. Identificarlas y evitarlas es fundamental para ser más productivo.
Ejemplo: Navegar sin rumbo en redes sociales, ver televisión sin un objetivo o procrastinar en tareas que no agregan valor.
Cómo usar la Matriz de Eisenhower
Cómo usar la Matriz de Eisenhower
Haz una lista de tus tareas: Primero, escribe todas las tareas o actividades que tienes por delante.
Clasifica las tareas: Coloca cada tarea en el cuadrante que le corresponde según su urgencia e importancia.
Actúa según los cuadrantes:
Las tareas del Cuadrante I debes hacerlas de inmediato.
Las tareas del Cuadrante II planifícalas y programa cuándo las realizarás.
Las tareas del Cuadrante III trata de delegarlas si es posible.
Las tareas del Cuadrante IV elimínalas de tu agenda, ya que no aportan valor.
Ejemplo práctico
Ejemplo práctico
Imagina que tienes estas tareas:
Preparar una presentación para una reunión importante la próxima semana.
Atender una llamada de un compañero para una consulta que puede resolver otro colega.
Revisar tus redes sociales para ver novedades.
Hacer ejercicio 30 minutos al día.
Terminar un informe que debes enviar antes de hoy al mediodía.
Con la Matriz de Eisenhower, esto se vería así:
Cuadrante I (Urgente e Importante): Terminar el informe.
Cuadrante II (No Urgente pero Importante): Preparar la presentación y hacer ejercicio.
Cuadrante III (Urgente pero No Importante): Atender la llamada de un compañero, pero puede ser delegado.
Cuadrante IV (Ni Urgente ni Importante): Revisar redes sociales.
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